Hasta el año 2005, la gestión de socios, sus eventos y administración en general, estuvieron basados en la plataforma Oracle, pero el mismo dinamismo y cambios acontecidos, hicieron que las funcionalidades de la base de datos quedaran obsoletas. Al no cumplir las expectativas que la organización que los socios requerían, comenzaron a suscitarse limitaciones y complicaciones que impedían extraer información, combinarla o filtrarla, para realizar consultas. No estaban disponibles las funcionalidades para estas operaciones, o bien la base no estaba definida para lo que la organización comenzaba a demandar, limitando su función a la de un simple registro de asociados. “En definitiva, terminó siendo un mecanismo por el cual se podía conocer si el socio había o no pagado su cuota social y no mucho más que eso”, comenta Alejandro Fuller, Subgerente de Tecnologías de CChC.

Es entonces que se realiza un diagnóstico para reconocer la existencia de una serie de procedimientos por fuera del sistema de manejo de información de socios, entre los cuales no había interoperabilidad, provocando diversas ineficiencias, por lo que se tomó la decisión de cambiarlo. Adicionalmente se  aprovechó la oportunidad para implementar otras funcionalidades como el control de accesos, seguimiento de flujos, la instalación de un portal interactivo y transaccional, entre otras. “Necesitábamos que el socio pudiese acceder a su propia información o bien modificarla, como así también realizar otros requerimientos y que esto ingresara en un flujo de trabajo para ser atendido por un responsable dentro de nuestra organización”, acota Fuller.

También se planificó, la necesidad de contar con espacios colaborativos o aulas virtuales, de modo que los socios pudiesen apoyar su actividad gremial con herramientas que funcionaran a través de Internet.

A principios del año 2006, se encargó a Deloitte & Touch  que confeccionara las bases para un llamado a presentación de propuestas para desarrollar un nuevo sistema que contemplara todas las necesidades detectadas por la sub gerencia de Tecnologías de la CChC. Al proceso de licitación fueron invitados varios proveedores de soluciones, entre ellos Pivotal, Onix, SalesLogix, Humano2 y Oracle. “La solución que mejor se adaptó a nuestras necesidades y que tenía mejores funcionalidades fue la de Microsoft, específicamente utilizando Microsoft Dynamics CRM 3.0, Windows Sharepoint Services y SQL Server 2000”, comenta Fuller.

 El proyecto consistió en la adaptación de Microsoft Dynamics CRM para este tipo de organización, complementando sus funcionalidades con otras herramientas  como Sharepoint, y SQL Server para permitir la visualización de la información almacenada para cada socio, de modo tal que le permitiera interactuar fácilmente a través de una sencilla interfaz de usuario. “Queríamos que el socio pudiese acceder a su propia información en el CRM, con la posibilidad de modificarla de acuerdo a sus necesidades, y a la vez pueda viajar a través de los distintos espacios colaborativos utilizando Sharepoint. De este modo, y luego de ingresar con su usuario y password, en función a las características del socio definidas en el CRM, pueda acceder a la información y a los espacios que le competen”, agrega Fuller.

Hoy en día, y a tan sólo pocos meses de la puesta en marcha del proyecto, la CChC ha implementado más de 150 espacios en Sharepoint. “Esto puede ser considerado un éxito en el proceso de implementación por  las facilidades entregadas a los socios de la CChC”,  sostiene Drago Eterovic, Gerente General de CMetrix Business Solutions,  empresa escogida para implementar esta solución, luego que Deloitte evaluara las distintas propuestas.

Este proyecto se puso en marcha en el primer trimestre de 2007 y su amplitud incluyó además el desarrollo de una nueva página Web, un mecanismo de recaudación y cobranza, e incluso un sistema de votación que interactúa con Microsoft Dynamics CRM. Respecto a este último punto Fuller aclara “para que una persona en la Cámara pueda votar, tiene que estar definido como socio y tener las cuotas al día, por lo que tanto esta actividad, como la de recaudación y el acceso a los espacios colaborativos están sustentados en el CRM de Microsoft. Todas  estas funcionalidades son accesibles desde el portal del socio, que también está desarrollado utilizando la herramienta Sharepoint”.

Es importante señalar que el uso de Sharepoint va más allá de los servicios a los asociados, utilizándose además, en forma interna, para el manejo y repositorio de documentación de la gestión administrativa de la Cámara. La maleabilidad de esta herramienta ha permitido darle un uso intensivo en la gestión puertas adentro de la Institución, permitiendo actualmente conocer el estado de los requerimientos provenientes de los socios, hasta realizar búsquedas de documentación con extrema precisión. “Sharepoint es un mecanismo interactivo que le permite al socio ponerse en contacto con la Cámara y de esta manera nos facilita la llegada a él para solucionar sus problemas, o incluso establecer debates virtuales, a través de un chat o foro de discusión dentro de Sharepoint. También poder llegar a una reunión con la información disponible y de esta manera ser mucho más eficientes. Todo esto facilita enormemente la labor gremial dentro de la Cámara”, acota Fuller.

En definitiva, la solución utilizando tecnología Microsoft ha dado como resultado un significativo beneficio para la Institución, apoyando la gestión de socios, en la cual se administra la información general, sus actividades y los servicios que se les prestan, incluyendo la solicitud de ingreso, el registro y mantención de sus datos, el pago de las cuotas sociales, la gestión de reclamos, brindándoles la posibilidad de participar en foros, chats y conferencias virtuales.

En cuanto a la gestión gremial, la Cámara Chilena de la Construcción administra los grupos de trabajo divididos por sus intereses o aéreas temáticas, permitiendo una mejor agrupación de acuerdo a su conformación, jerarquía, roles, etc., mantener una agenda y un excelente flujo de trabajo. Asimismo, se ha visto muy beneficiada la gestión de contactos y relaciones, pudiendo mantener actualizado y disponible el registro de datos de entidades, personalidades, profesionales, proveedores, etc. que no necesariamente son socios del CChC.

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